Ручки закончились в одном отделе, а в другом лежит несколько нераспечатанных наборов. Такая ситуация не обязательно означает, что закупили мало: иногда расходники просто не учитывают в одном месте. Перед новым заказом полезно посчитать, что уже есть, как быстро это расходуется и сколько времени занимает пополнение.

Ниже — простой способ составить закупку на месяц. Он подходит для небольшого офиса, магазина или рабочей зоны склада. Числа в примере условные: это не норма расхода для каждой компании.

Начните с остатков, которыми действительно можно пользоваться

Соберите сведения об открытых и закрытых упаковках. Ручки посчитайте поштучно, а не «примерно две коробки». Для корректоров отдельно отметьте новые и начатые: частично использованный корректор нельзя считать полным запасным.

Не смешивайте разные позиции в одну строку. Синие и чёрные ручки могут использоваться для разных задач, а наборы корректоров могут отличаться длиной ленты. Для каждой позиции запишите:

  • название или артикул;
  • количество пригодных к работе единиц;
  • сколько штук входит в покупаемую упаковку;
  • есть ли уже заказ, который должен поступить в течение месяца.

Блокноты лучше учитывать отдельно от постоянно расходуемых принадлежностей: их обычно выдают под новую задачу, проект или сотруднику, а не заменяют через одинаковый интервал.

Оцените фактический расход

Посмотрите, сколько единиц выдали за последние несколько сопоставимых недель. Если учёта ещё нет, начните с короткого списка выдачи: дата, позиция, количество, отдел. Не нужно записывать каждую сделанную ручкой строчку — достаточно фиксировать выдачу новой ручки или нового корректора из общего запаса.

Отдельно учтите предстоящие события: новый сотрудник, обучение, выездная работа, инвентаризация. Это дополнительная потребность, а не основание увеличивать все позиции сразу на одинаковый процент.

Рассчитайте закупку и округлите до упаковок

Простой расчёт выглядит так:

Закупка в штуках = ожидаемый расход за месяц + выбранный резерв − пригодный остаток − подтверждённые поступления на этот период.

Если результат отрицательный, закупка по этой строке пока не нужна. Входящие поставки учитывайте только тогда, когда подтверждены их состав и срок: неопределённый будущий заказ не заменяет доступный запас.

Допустим, за месяц офис обычно выдаёт 24 чёрные ручки. В запасе осталось 7, новых поставок не ожидается, а ответственный решил сохранить резерв 5 ручек:

24 + 5 − 7 = 22 ручки.

При покупке наборами по 10 штук понадобятся три набора, то есть 30 ручек. После покупки будет 37, а после предполагаемого расхода — 13. Это больше выбранного резерва из-за размера упаковки. Остаток нужно перенести в расчёт следующего месяца, а не снова автоматически заказывать три набора.

Размер резерва в этом примере не универсальный. Если пополнение занимает больше времени или расход заметно меняется, резерв выбирают с учётом этих обстоятельств.

Для корректоров учитывайте не только количество корпусов

Два набора по пять корректоров не обязательно дают одинаковый запас ленты. Сравните длину и ширину, указанные в актуальной карточке, и посмотрите, какой вариант удобен сотрудникам. Не переводите метры в обещанное число исправлений: расход зависит от длины исправляемой записи и использования ленты.

Если выбираете между разными наборами, воспользуйтесь отдельным сравнением корректоров 8 и 15 метров. Для общего заказа достаточно оставить разные варианты отдельными строками и не заменять их друг другом без проверки.

Составьте короткую заявку на закупку

Для каждой позиции укажите артикул, количество наборов и итоговое число штук. Например: «чёрные гелевые ручки, набор 10 шт., 3 набора — всего 30 ручек». Такая запись помогает избежать ситуации, когда под количеством «3» один человек понимает упаковки, а другой — отдельные ручки.

Перед оформлением ещё раз проверьте комплектность, наличие и итоговую цену. Если покупка оформляется на организацию, подготовьте реквизиты и уточните способ получения. Условия для организаций вынесены на страницу Brelor для бизнеса; доставку оптового заказа учитывайте отдельно при планировании бюджета.

Проверяйте остаток до того, как он закончится

Выберите одного ответственного за общий запас и регулярный день проверки. Смысл такого учёта не в сложной отчётности, а в том, чтобы видеть потребность заранее. Через несколько циклов закупок станет понятнее, какие позиции расходуются стабильно, где запас избыточен и что стоит заказывать реже.

Начать можно с нескольких самых востребованных позиций. Подобрать ручки, блокноты и корректоры для своей заявки можно в разделе «Канцтовары».

Преимущества набора и ограничения расчёта

В примере можно ориентироваться на комплект чёрных гелевых ручек Brelor MAGIC10113: в карточке указано 10 штук. Для рабочего запаса у такого формата есть конкретные преимущества:

  • Одна упаковка даёт десять отдельных ручек для выдачи сотрудникам.
  • Общий артикул помогает повторить закупку той же позиции без подбора по фотографии.
  • Комплектность позволяет сразу перевести число упаковок в количество ручек.

Набор не устраняет необходимость проверить потребность: если нужны две ручки, оставшиеся восемь станут запасом. Ресурс письма и месячный расход из количества ручек в упаковке не следуют.